De nombreuses entreprises de taille moyenne restent encore équipées d'un système de gestion commerciale inadapté à leur activité et leurs besoins.
En effet selon de récentes études réalisées notamment par l'éditeur Sage, plus de 50% des PME-PMI en France utilisent encore des solutions tels que le logiciel tableur Excel de Microsoft pour ne pas le citer.
Si l'utilisation de tels outils peut être plus ou moins justifiée pour un créateur d'entreprise, la justification du recours à de tels moyens est moins évidente pour une entreprise déjà existante.
Tout d'abord parce que ce type de solutions ne peut être que de « dépannage » et n'est pas destinée à pérenniser l'activité de l'entreprise.
En effet, elle n'est pas vecteur de structuration et d'organisation car elle ne permet pas un suivi qualitatif de la chaîne commerciale.
Un tableur nécessite de nombreuses ressaisies et par conséquent des risques d'erreurs conséquents. Il n'optimise pas la gestion du temps et n'offre pas, de surcroît, une vision pertinente de la santé de l'entreprise.
Une solution de gestion commerciale est avant tout un outil organisant et structurant l'entreprise, la conduisant vers une démarche « qualité » et lui permettant à terme d'augmenter ses résultats commerciaux.
Un logiciel de gestion commerciale est un programme informatique organisant et analysant les données de l'entreprise.
Les applications de gestion commerciale permettent en effet, outre le stockage des données, d'accéder en temps réel à l'ensemble de l'information.
Le logiciel de gestion commercial permet ainsi la mise en œuvre de la base « articles » en recensant les informations liées aux tarifs généraux et conditions tarifaires spécifiques, à la désignation des produits, aux fournisseurs, aux prix d'achat, aux stocks produits…
Le logiciel gère également la base des clients et des prospects en indiquant l'adresse de facturation et de livraison, les coordonnées générales, les différents contacts. Les solutions de gestion commerciale en exploitant notamment ces données rendent possible l'automatisation des mailings et e-mailings.
L'intérêt du logiciel de gestion commerciale est également de produire, en les automatisant, les différents documents commerciaux : devis, bons de commande, bons de livraison, facture, bons de commande fournisseur…
Au-delà de ces capacités purement fonctionnelles, citons les fonctions de pilotage permettant à l'entreprise de disposer d'outils d'analyse pointues permettant de prendre les bonnes décisions au moment opportun.